Все-таки Битрикс24 - одна из самых популярных CRM-систем в России. По результатам исследования рынка CRM-систем «1С Битрикс24» является лидером по количеству внедрений в России и составляет 39% от числа внедренных систем. Число компаний-пользователей которой уже превысило 10 000 000, в своем базовом функционале предоставляет необходимый минимум для эффективной работы как компании в целом, так отдела продаж в частности. А именно, позволяет организовать:

1) Сбор всех контактных данных в едином месте - персональные карточки по каждому клиенту, поставщику и партнеру с контактной информацией и историей общения.
2) Отслеживание всей почтовой переписки, телефонных разговоров, коммуникаций в мессенджерах по каждому клиенту и партнеру.
3) Выполнение индивидуальных задач или творческих проектов по сделкам и проектам клиентов.
4) Коммуникации с сотрудниками и коллегами по всему циклу сделки: проведение встреч, в том числе и в формате видеозвонков, общение в чатах.
5) Отправку документов клиентам и партнерам: счета, договоры, накладные, акты, красиво оформленные коммерческие предложения и презентации.
6) Работу с дисковым пространством, где все документы в облаке и всегда под рукой, разложены по определенному вами порядку.
7) Интеграции с социальными сетями и мессенджерами.

 
Базовый функционал этой платформы подходит, как правило, для малого бизнеса и компаний с небольшим штатом сотрудников, у которых раньше не было корпоративного портала. Но в определённый момент руководство компании понимает, что хочет видеть все бизнес-процессы в одном месте, а это можно сделать, постепенно «переложив» их в Битрикс24.

Какое решение этой задачи предлагаем мы в KA12?

1) Начать автоматизацию всех бизнес-процессов компании лучше всего с процесса продаж, «расположив» его на портале и прописав дополнительные поля во всех карточках (сущностях): Лид, Контакт, Сделка, Счет, Оплаты, Отгрузки, Акты, Спецификации, Паспорта сделок и т.д., где могут автоматически формироваться документы: накладные, счет-фактуры, красивые коммерческие предложения, спецификации, которые могут автоматически создаваться по введенным ранее формулам.

 
2) Далее можно связать портал с маркетплейсами: Ozon, ЦИАН, Aliexpress, Wildberries, Lamoda, ebay и т.д. и получать заявки из этих источников в CRM-систему.

 
3) Создать списки документов по сделкам в отделе продаж. Оплаты с платежами денежных средств, Отгрузки с реализациями, Договоры, Паспорта, Акты, Возвраты, Спецификации, Сертификаты, Доставку по каждой Сделке и другие данные. Передачу данных по этапам сделки можно прописать по определенным сценариям, т.е. заложить работу по формулам, например, оплата = отгрузке, следовательно, счет закрывается, а за ним закрывается Сделка.

 
4) Настроить расширенные отчеты для отдела продаж по планам продаж с возможностью отслеживания оплаты по поставщикам в разрезе клиентов. Настроить и выводить дашборды для руководителя в виде листа формата А4 с текущими показателями по выручке, чистой прибыли, себестоимости и т.д.

 
5) Организовать удобную работу отделу маркетинга или сопровождения, разместив текущие проекты в едином месте, разбить их на задачи со сроками выполнения. Разместить филиалы из разных городов, всех подрядчиков, которые обслуживают отдел маркетинга, с их контактными данными, данными о взаиморасчетах, техническими заданиями и т.д.

 
6) Маркетинговые мероприятия можно разместить в виде расписания и связать с проектами и задачами по ним. «Подтянуть» по этим мероприятиям карточки подрядчиков, данные по оплате и поставке услуг от подрядчиков.

 
7) Вывести в отчеты работу с поставщиками: построить отчеты по поставщикам и по их услугам, по оценке качества, по наличию товара, по росту стоимости услуг и товаров, которые они поставляют. Выводить отчеты можно в Битрикс24, через GoogleDataStudio или через Power BI. В отчетах можно планировать и контролировать бюджеты по ним.

 
8) Организовать эффективную работу с порталом сотрудникам ИТ-отдела: разместить в одном месте списки Логинов и Паролей от личных кабинетов клиентов, списки личных кабинетов, списки подрядчиков их контактные данные для связи, данные о платежах и взаиморасчетах. Вести бортовые журналы проектов или просто задач, выполняя их параллельно или последовательно.

 
9) Для HR-отдела на базе Битрикс24 можно построить систему автоматизированного найма и увольнения сотрудников: портал может запрашивать данные при найме людей, проверять кредитную историю, сертифицировать, оценивать по своей методике их профессионализм, навыки, репутацию. Создавать документы о приеме: приказы, заявления по ним, трудовые карточки. Расширенный функционал Битрикс24 позволяет создать на портале модуль по KPI и привязать к нему систему поощрения и увольнения сотрудников, которая будут автоматически премировать по выполненным показателям (количество совершенных телефонных звонков, выполненных задач, заключенных сделок) и награждать специалистов. Либо увольнять, при не достижении минимальных показателей.

10) Для комфортной и продуктивной работы отдела снабжения в Битрикс24 возможна реализация следующего функционала: привязка к каталогу продукции всех поставщиков (их может быть как 10, так и 100, и 1500, и т.д.) со всеми их товарными предложениями и условиями поставки, историей оплат и поставок. Разбивка поставщиков по сегментам по любым условиям. Вывод данных в удобные и информативные отчеты, которые помогут отслеживать изменения цен, условий поставок, размеров скидок и т.д.

 
11) Service Desk (для компаний, с численностью сотрудников более 100-200 человек) - сервис коммуникации между отделами с реализованной омниканальностью: сотрудник в режиме «одного окна» может ставить и контролировать задачи для разных групп сотрудников. Допустим, поставить задачу: «Создать новое рабочее место», в которой будет ряд подзадач, адресованных сотрудникам из разных отделов: распечатать документы, закупить персональный компьютер или ноутбук, купить канцтовары, заменить картридж и т.д. Подобный функционал реализуется на базе готового решения «HelpDesk».

 
12) Организация «HelpDesk». Продолжим рассматривать на примере задачи «Создать новое рабочее место». После постановки задачи запускается ряд подзадач: заведение новой учетной записи, закупка нового компьютера и комплектующих и т.д. Могут приходить новые заявки, к примеру, «Купить определенное ПО». Какие требования к этим заявкам? Нужно чтобы заявка была оформлена автором заявки полностью, т.е. автор должен пройти некий визард, указать, для кого приобретается оборудования, на какой проект списываются денежные средства, сроки выполнения задачи, после этого заявка попадает к исполнителям, например, в ИТ-отдел. Специалисты ИТ-отдела берут ее в работу. По выполненным и не выполненным заявкам формируются отчеты. Тонкая настройка это функционала подразумевает также учет изменений вводных данных по заявкам, чтобы они «не подвисали» и время выполнения списывалось на нужного пользователя (кто стал инициатором изменений, утверждений и т.д., приведших к срыву срока выполнения задачи).

13) Для отдела производства (помимо работы со стандартными задачами и проектами) мы можем автоматизировать работу по проектам по разным направлениям производственных цепочек, с разными задачами и автоматическими действиями по ним (несмотря на большое количество интеграторов Битрикс24, такие задачи могут решить очень немногие компании, и мы - одна и них). 

Рассмотрим стандартную ситуацию в любой производственной компании: 1. инженер составил чертежи, проектную документацию, 2. они ушли на согласование по разным отделам: главному инженеру, отделу снабжения, финансовому отделу, отделу по маркетингу, отделу по производству и т.д., 3. каждый отдел проверил свою часть и внес свои комментарии, 4. проект вернули на доработку. Так вот Битрикс24 этот процесс ускоряет в несколько раз: быстрое согласование, все комментарии, документы, правки привязаны к проекту и доступны всем участникам 24/7.

14) Административный отдел компании при помощи портала может создавать, согласовывать, доносить до сотрудников всю информацию, хранить все приказы и резолюции (и все остальные нормативно-правовые акты, корпоративную документацию и т.д.) по отделам, сотрудникам, департаментам – в одном месте и организовать простой доступ к ней всему персоналу.

15) Подключение Телефонии «Астериск». Распределение входящих звонков на городские номера по всем филиалам компании через внутреннюю телефонию «Астериск». Интеграция телефонии с Битрикс24 с колл-центром отдела продаж или службой технической поддержки клиентов. Всю цепочку от первого касания с клиентами отслеживаем в Битрикс24.

Такие задачи целесообразнее решать системным подходом и проектным методом ведения проектов, т.е. системно разбираться с задачами, связывать их между собой, распределять на группы: задачи по продажам, маркетингу, производству, HR, управлению человеческими ресурсами, ИТ-отделу, производству и другим отделам.

Далее с помощью бизнес-аналитиков необходимо параметризировать и простроить все цепочки сценариев. Допустим, отдел продаж сейчас работает так (to is), а нам нужно, чтобы он работал вот так (to be).

Мы сократим три этапа: встречу, сбор данных с клиента, презентацию КП до одной встречи-презентации решения. Предложим функциональную схему бизнес-процессов наглядно, а потом запрограммируем этот процесс на Битрикс24. Для этого возьмем готовый функционал модуля CRM, модернизируем его под ваши бизнес-процессы, а потом автоматизируем. Для этого мы привлечем разработчиков, поставим им задачи или ТЗ от бизнес-аналитиков. Точно определим результат и поставим сроки. Договоримся с клиентом о результатах в каждом месяце и об оплатах. В конечном итоге именно подход к построению процессов даст максимальный результат.

Наряду с уже ставшими традиционными проблемами бизнеса, такими как высокая конкуренция в большинстве отраслей, экономические и политические кризисы, затянувшаяся пандемия заставила компании измениться, в короткий срок перестроиться на полностью дистанционную работу без разрывов как в качестве процессов, так и качестве самих предоставляемых услуг.

В подобных стрессовых условиях очень сложно удержать лидерские позиции и добиться роста показателей эффективности предпринимательской деятельности. Можно, конечно, и дальше использовать существующую модель работы, не задумываясь об автоматизации бизнес-процессов, но в этом случае падение с Олимпа - дело времени, которое к тому же неумолимо сокращается.

Мы предлагаем вам удобный и современный инструмент для развития вашего бизнеса, который позволит вам:

- быть на несколько шагов впереди конкурентов,

- сформировать стабильную команду высокоэффективных специалистов, преданных своему делу и понимающих ценность системного подхода в работе вашей компании,

- увеличить существующую базу клиентов, постоянно отслеживая и улучшая показатель NPS.

Другими словами, мы предлагаем вам купить билет в современный цифровой мир прямо сейчас! А наши лучшие специалисты, ведущие аналитики и первоклассные педагоги помогут вам и всей вашей компании пройти это путь модернизации шаг за шагом, занять лидирующие позиции на рынке и на долгое время оставить их за собой!

Вы с нами?
Просто заполните форму обратной связи ниже, и мы предложим вам лучшее решение по автоматизации всех бизнес-процессов вашей компании!