Большинство крупных компаний уже внедряли те или иные системы автоматизации бизнес-процессов для организации эффективной работы сотрудников, но вопреки ожиданиям эти внедрения стали малоэффективными или вовсе не принесли ощутимого результата. За более чем 10-летнюю практику внедрения портала Битрикс24 мы собрали основные боли наших клиентов и готовы поделиться с вами нашими решениями:

 
- Сделки ведутся «как попало»: либо ведутся только Лиды, либо только Сделки, либо только Задачи. На портале Битрикс24 компании пользуются часто минимальными инструментами, такими как «Диск», «Календарь», или «Чаты».

 
Исходя из нашего опыта, проблемы с Битрикс24 возникают у компаний, которые недостаточное внимание уделили обучению своих сотрудников. То есть сделки ведутся «как попало» в силу всего лишь трех причин:

 
1) Сотрудники банально не обучены тому, чтобы выполнять задачи “как требует от них руководство”. Они просто не знают, как правильно нужно заполнять информацию (с точки зрения руководителя), какой сценарий должен обязательно ими выполняться.
2) Не прописаны Обязательные Поля. Сотрудник не понимает (а он и не обязан понимать), какая информация в карточках Лида, Контакта, Сделки, Компании необходима руководству для принятия финансовых решений, какая информация необходима маркетологу для привлечения качественных лидов и т.д. Невнесение или некорректное, или не своевременное внесение этой информации не позволит формировать статистически верные отчеты, принимать обоснованные решения, разрабатывать и корректировать стратегию развития компании. Мы не узнаем портрет своего «идеального» клиента, его потребностей, болей, возражений. Всего лишь в силу отсутствия настройки Обязательных полей.
3) Бизнес-процесс в Битрикс24 не корректно или не до конца настроен, поэтому информация частично не заполняется и не ведется. В силу неизученности портала пользователи начинают пользоваться только такими инструментами как Лиды, Сделки или Контакты. 

В некоторых случаях сотрудники использовали только один инструмент портала в своей работе - Задачи, постепенно приходя к мысли, что сейчас они освоили этот раздел и нужно двигаться дальше, а что там есть интересного, что можно еще внедрить? Так давайте это просто внедрим и настроим!

 
- Это сложные продукты, которые необходимо долго и досконально изучать

 
На самом деле нет. В среднем, на обучение одного сотрудника приходится около 2-4 часов - это изучение интерфейса по модулю CRM, плюс еще 2 часа уходит на аналитику. После этого специалисты начинают работать сразу.
Наложение бизнес-процессов на Битрикс24 занимаем действительно много времени: от 1 недели минимум. Поскольку сначала нужно изучить сам портал, далее привести в порядок свои бизнес процессы, убрать хаос, ненужные этапы, задачи и действия. Структурировать оставшиеся этапы, задачи, действия, показатели системно, а потом на Битрикс24 можно накладывать бизнес-процессы. Но накладываем бизнес-процессы в портале мы для вас, а вам нужно лишь понять интерфейс портала, что где находится и в каких случаях что нажимать. Здесь вам помогут наши регламенты и чек-листы.

- Все это можно проще сделать в другом сервисе или программе.

 
Всегда удобное и быстрее делать что-то в той программе, которая проще. Но простые программы имеют ограничение на рост: через 6 месяцев, год, 3 года вы из нее вырастаете, и если компания развивается, а программа нет, то компания вынуждена переносить часть процессов или все процессы в другую, более мощную программу. А это перенос всей ранее накопленной информации в другую программу, ее настройка, программная доработка и обучение сотрудников.
Другой вариант, когда вы развиваетесь последовательно, сначала одну функциональность задействовали (допустим, модуль Задач), потом другую функциональность (модуль CRM) и так далее.
В Битрикс24 есть одно из главных преимуществ, что все данные связаны друг с другом. Поэтому они накапливаются и их можно использовать за разные года. Строить отчеты, анализировать и так далее.

 
- Excel, к которому все уже привыкли, обладает всем необходимым функционалом для составления отчетов по продажам, расчетов kpi и т.д.

 
Excel - очень хорошая программа, она удобна при планировании, проектировании чего-либо на начальном этапе. Но в производственном плане, когда задачи должны выполняться непрерывным потоком, без остановки, быстро, однозначно и с понятным результатом и этим нужно управлять через отчеты, вариант с использованием Excel не подойдет, он просто не настроен под производственные потребности.
К тому же, как только с файлом начинают работать 2 человека, появляются дубликаты файлов.
В файле не возможно зафиксировать ответственных по отдельным полям или страницам или строчкам, не возможно быстро строить отчеты, поскольку файлы становятся громоздкими и трудно обрабатываемыми, нужно подключать макросы. Не спрячешь какую-то информацию в нужных ячейках.
Для большего понимания Битрикс24, можно сказать, что он состоит из тысяч связанных между собой excel-файлов (база данных MySQL). Они гибко управляются с помощью интерфейса. В производственном плане интерфейс более интересен и имеет много возможностей. Если настраиваешь какой-либо процесс, он меняется у всех. Если меняешь одно какое-то поле, то оно меняется у всех.

 
- Часто слетают настройки, почта «отваливается», возникают проблемы с телефонией и т.д.

 
Это утверждение справедливо, если интеграция изначально плохо настроена. Или если Заказчик считает, что при работе с порталом Битрикс24 не нужно техническое сопровождение. Интеграции могут «слетать» по нескольким причинам: это может быть перенос программного обеспечения на другой сервер, обновление программного продукта как Битрикс24, так и другой программы и т.д. Поэтому за всеми интеграциями нужно присматривать и налаживать системность взаимоотношений. Наш мир взаимодействует как шестерёнки в часовом механизме, там, где они тонко подогнаны, мы видим порядок, а там, где они нарушаются, нам нужно их чинить и контролировать. Иначе мы получаем убыток.

- Какого-то функционала все равно может не хватить, платить потом за интеграции, сервисы

 
Некоторая часть пользователей считает, что корпоративный портал должен решить все их потребности сразу, что его не нужно настраивать и программно дорабатывать. Сейчас его развернем за день, и он заработает. Но компания 1С-Битрикс строит свое программное обеспечение для большинства компаний, для миллионов компаний, и функциональность она создает для широкого круга компаний, а все компании в деталях отличаются. Заявки одни принимают через основной канал - почту, другие через телефон, третьи через WhatsApp, и сразу отдают техническому специалисту, а у других менеджер проводит классификацию и заявку отравляет маркетологу на доработку.
Поэтому нужно портал настраивать под себя, чтобы он стал действительно полезным инструментом для управления и контроля данных. А не был инструментом, вызывающий негатив и отвращение. Нужно учитывать, что чем больше становится компания, тем больше у нее бизнес-процессов, которые перестраиваются, одни этапы упрощаются, другие усложняются, это происходит постоянно. Поэтому любое программное обеспечение нужно перестраивать под изменения.

- Модуль CRM понятно, но как автоматизировать работу сотрудников из других подразделений?

 
Работу отделов логистики, производства, склада, других отделов нужно обязательно также расположить в Битрикс24. Они будут пользоваться теми же данными о клиенте, о его потребностях, о его заказах. Но будут делать свою работу. Выполнять заказы на сбор товара на складе, создавать задачи, связанные с производством. Отгружать товар клиентам, заказывать машины под доставку и прочее.

 
- Напрямую на увеличение прибыли компании внедрения таких систем/порталов не влияют

 
Внедрение таких порталов как Битрикс24, 1С или Майкрософт Дайнамикс 365 влияет напрямую на увеличение прибыли компании. Так как эти инструменты позволяют контролировать цикл сделки и работу с клиентами и сотрудниками прозрачно. Если в таком портале правильно настроен бизнес-процесс, то количество действий и времени сотрудника на какую-либо задачу уменьшатся, а польза увеличивается. То есть человек может на порядок больше: обрабатывать количество заявок, выставлять коммерческих предложений, делать больше простых типовых задач. Или портал на каких-то этапах заменяет полностью человека и тогда результативность человека увеличивается, а расходы на сотрудника уменьшаются. То есть выручка увеличивается или остается такой же, а расходы на сотрудника становятся меньше, и таким образом прибыль растет. Если правильно сформулировать цель внедрения корпоративного портала и параметризировать ее, то можно прийти к значительным результатам по сокращению расходов и увеличению выручки.

- Внедрению сопротивляются даже it-специалисты и руководители отделов

 
Все новое, ранее неизвестное нам всегда нас беспокоит, так как не известно, как этим управлять и как это новое внедрять. А это важный вопрос для любого специалиста или пользователя, поскольку велика ответственность за ошибку перед руководством. Но по мере уменьшения поля неизвестного и неопределенного, по мере поступлений знаний, понимания функциональности, которая есть в твоем распоряжении, понятных целей и прозрачных договоренностей с группой разработки, прозрачных правил работы, любой софт становится понятным и, следовательно, управляемым. Как говорит один мой знакомый, глаза боятся, а руки делают. И постепенно софт перестает вызывать дискомфорт, он настроен и правильно работает, в нем заложено то техническое решение, которое соответствует нужным сценариям работы сотрудников с клиентами. Софт становится управляем. Спокойными шагами софт охватывает все доступные участки работы компании.

 
В любом коллективе может быть некоторое количество сотрудников, менеджеров по продажам, которые боятся внедрения, переживают, что их будут чрезмерно контролировать, наказывать и штрафовать. По нашему опыту, если человек профессионал в своем деле, то это не изменится при внедрении портала. Как человек делал свою работу, так он и будут ее делать. Только у него появится настроенный, а значит удобный, полезный инструмент с помощью, которого он повысит свою результативность, а значит и производительность.

Почему дизайнеры давно уже рисуют в профессиональных программах и делают шедевры? Почему же менеджеры по продажам не могут работать в хорошо настроенном софте и приносить пользу компании? Почему они вынуждены работать в excelе, заново создавать и копировать строчки и столбцы информации, делать множество механических действий, чтобы получить желаемый результат? Ведение клиентской базы в excel - это как хождение в кирзовых сапогах в солнечную погоду. Когда есть совсем другая обувь и возможность.

Хотите перейти на современную систему управления компанией?
Просто заполните заявку ниже, и мы предложим вам лучшее решение по автоматизации всех бизнес-процессов вашей компании!